Ismerős a történet, amikor hosszú határidőd van befejezni egy feladatot mégis csak a határidő előtti utolsó pillanatokban leszel kész?

Ha történt már veled ilyesmi, vagy ismersz valakit akivel történt.. Van olyan érzésed, hogy ha a határidő rövidebb lett volna akkor is ugyanúgy sikerült volna teljesíteni?

Erre bizony van egy tudományos magyarázat, ami talán segít hogy ne érezd magad bűnosnek. Ezt a jelenséget Parkinson-törvénynek hívják, mely szerint a munka kiterjed, hogy kitöltse az elvégzésre rendelkezésre álló időt. A jelenség a nevét felfedezőjéről, Cyril Parkinson brit közigazgatási szakemberről kapta. Ő megfigyelte, hogy az alá beosztott bürokratáknak minél több idejük volt egy feladat elvégzésére az annál tovább is tartott. Amikor lerövidítette a rendelkezésre álló határidőt a munka felgyorsult és a feladatok ugyanúgy időben elkészültek.

Parkinson-törvény, lustaság és halogatás

Sokféle okkal halogathatunk, ilyenek pl. a félelem, vagy simán a lustaság.

Lehet nem is gondolnánk, a lustaságnak azoban evolúciós okai vannak. Az őseink olyan világban éltek, ahol az élelmiszer-források nem voltak ilyen bőségesek és nem is voltak ilyen könnyen elérhetőek, ezért elődeink az energiájukat a túlélést biztosító feladatok idejére tartogatták, pl. vadászat, felfedezés, építkezés.

Ha az elődeink az energiát jelentéktelen dolgokra pazarolták volna akkor nem lettek volna képesek megbírkózni az élelmiszer szerzésének nehézségeivel. Így a lustaság belénk van kódolva a fajfenntartás érdekében.

Ez a program magyarázattal szolgál a Parkinson-törvényre, mert nem akarunk energiát fektetni a nem létfontosságú feladatokba, ezért húzzuk-halasztjuk, tologatjuk, kifogásokat gyártunk.

Aztán ahogy a határidő közeledik a sürgősség érzése lendületet ad nekünk. Mélyen belül érezhetjük is, hogy a határidő elmulasztása rossz hatással lehet a munkahelyi előmenetelünkre, néhány esetben akár még a munkánkba is kerülhet, vagy más feladatoknál a barátság láthatja kárát. Ez a félelem pedig őrült sebességbe kapcsol, ahol akár az egész éjszakát is képesek vagyunk végigdolgozni hogy elkészüljünk határidőre.

Most pedig nézzük meg, hogy tudod a Parkinson-törvényt a saját hatékonyságod szolgálatába állítani:

1, Szokj hozzá a határidők kiszabásához

Ha határozott időbeli korlátokat szabsz magadnak akkor rá leszel kényszerítve hogy úgy alakítsd a munkát hogy az beleférjen a napirendbe.

A nagyobb és egyúttal hosszabb határidővel rendelkező feladatok azt a hamis érzést adhatják, hogy még rengeteg időd van, ezért nem is érdemes még elkezdeni foglalkozni a feladattal.

Ilyen bontsd a nagy projektet kisebb részfeladatokra és ezeknek a feladatoknak szabj meg határidőt, így megmarad a sürgősség érzése, ami segít motivációt adni a feladatok elvégzésére.

Ugyanúgy a határidők abban is segíthetnek, hogy kevesebbet dolgozz. Tudod, hogy a feladat halogatása végül ahhoz vezet hogy túlóráznod kell, azonban úgy érzed nem veszítesz semmit vele ha egy kicsit tovább maradsz az irodában? A következő pont még inkább neked szól.

2, Mit veszítesz ha nem tartod be a határidőt?

A legjobb módja hogy tiszteletben tartsd a határidőket ha tudod mi az amit elveszítesz amikor nem tartod magad hozzá, tehát gondold át mit is hagysz ki amíg az irodában túlórázol.

Vacsora a szeretteiddel, mozi a pároddal vagy egy kis énidő? Lehet erre mindenre lenne időd, ha nem kellene munkaidő után az irodában maradnod hogy behozd a napközben halogatással töltött időt.

Segíthet az időbeli korlát betartásában, ha közvetlenül az adott határidő utánra is ütemezel valamit. Pl. ha biztos akarsz lenni benne hogy befejezel egy feladatot öt óráig, akkor beszélj meg egy találkozót közvetlenül utána, fél hatra. Ez segíteni fog a fókuszodat a feladaton tartani és nem fogod túlságosan elhúzni az időt.

3, Tanulj meg ésszerű határidőket szabni

A két legfontosabb ok, amiért szolgálatodba állíthatod a Parkinson-törvényt hogy csökkentsd az elvesztegetett órák számát, amikor valami mással is tudnál foglalkozni és hogy ne érezd magad bűnösnek és feszültnek az elvesztegetett idő miatt.

Azonban figyelj arra hogy ne ess át a ló túloldalára sem azzal, hogy irreálisan szűk határidőket szabsz egy feladat elvégzésre. Ezzel csak azt éred el, hogy még feszültebbnek fogod magad érezni és a kapkodás miatt a munkád minősége is romlik.

A határidők értelme pont, hogy nem az idővel való versenyzés, hanem a stressz és az elpazarolt idő csökkentése.

Dan Ariely, a híres viselkedési közgazdaságtan professzora végzett egy kísérletet, mely során a diákok egy csoportja három dolgozatot adott be a félév során.
Az első csoport szabadon választhatta ki a dolgozatok benyújtásának határidejét.
A kontroll csoportnak ezzel szemben a professzor által megadott határidőre kellett benyújtani a dolgozatokat.
Meglepő, de a szabadon döntő csoport tagjai kevésbé élvezték a feladatot és a dolgozataik is több hibát tartalmaztak.
A kísérlet végső következtetése, hogy az önállóan megadott határidők hatékonyak, azonban nehezen tudjuk megfelelően optimalizálni őket.

Ha valamit úgy érzed négy óra alatt lehet elvégzeni, ne próbáld belesűríteni három órába. Ha viszont mégis öt óra alatt sikerül elvégezni az is rendben van, a koncentráció ellenére elterelődhet a figyelmed, jöhet egy váratlan hívás, bármi történhet. A Parkinson-törvény célja pont az, hogy segítsen csökkenteni a stresszt és az elvesztegetett időt, így több dolgot tehetsz, mint amit lehetségesnek gondoltál.

Összefoglalásul tehát, tartsd szemmel az alábbiakat:

Mindig legyen határidő megszabva.
Gondold végig mit fogsz veszíteni, ha nem tartod magad a határidőhöz.
Reális a határidő? Ha nem, tervezd újra.
Bánj jól magaddal, az időkorlát azért van hogy segítsen, nem azért hogy még több feszültséget keltsen benned.